يك سري مواردي هست
كه بايد در يك نگارش فاكتور، به زبان انگليسي وجود داشته باشد .كه در ذيل به آنها
اشاره شده است.
-
اسم شركت
-
تاريخ نگارش فاكتور
-
نام
خريدار
-
شماره بازرگاني
شركت
-
خلاصه هايي از اقلام
خريداري شده يا خدمات انجام شده
-
شرايط پرداخت ( كه ممكن
است نقدي يا اقساطي و ...) باشد.
-
GST/HST
-
جمع مبلغ پرداخت شده يا
قابل پرداخت.
در اين قسمت يك
نمونه ساده فاكتوررا مشاهده مي كنيد، كه مسائل ذكر شده فوق كه به عنوان موارد ضروري
در فاكتور مي باشند ؛ رادر آن يك به يك مرور كنيد .
ضمنا":
براي استفاده كردن
از اين فرمول مي توانيد آن را در واژه پرداز" "
OFFICE WORDيا هر واژه پرداز ديگري
كپي كرده، و در صورت نياز تغييرات
لازم را دارد و مطابق خواسته ها ي تجارت يا شركتتان نموده واز آن استفاده كنيد .
البته مسلما" يك
فاكتور نمي تواند همواره جامع باشد بلكه بايد آن را با خواسته هاي منطقه اي و شركت
خود مطابقت داده كه بستگي به سرپرستان شركت و امور مالي آن دارد .
Sample Invoice
Cypress Technologies
Suite 7, 77 Marwood Place
Crestwood, B.C., V6T 7Q7
1-888-888-888
Sarah's Computer Bin
8424
Business Plaza
Vancouver, B.C., V9W 2T2
Att'n: Sarah Norgaard
INVOICE FOR:
1 HP
OfficeJet Inkjet Color Printer $583.97
GST $35.03
PST$ 43.80
TOTAL PAYABLE: $662.80
GST Registration No. 888888888
Invoice No. 754
Date of Invoice: Month Day, 2006
To be paid within 30 days of invoice date.
نمونه فاكتور ذكر
شده مربوط به محصول است ولي ،ممكن است شما بخواهيد كه براي فعاليتي كه انجام داده
ايد مثلا" تعمير يك دستگاه فاكتور نويسي كنيد كه در اين صورت بايد خلاصه اي از
فعاليت و خدمت انجام شده را حتما" ذكر كنيد .
به جاي عبارت:
To be paid within 30 days of in voice dote
بعضي از شركتها
از عبارت
Pay
able upon Receipt
استفاده مي كنند.
ولي عبارت دوم
مشكلاتي را براي هر دو طرف ايجاد مي كند چون شما دقيقا" نمي دانيد كه مشتري شما كي
فاكتور را مي بيند، تا نسبت به پرداخت آن اقدم نمايد ولي در عبارت اول، شما يك زمان
معيني را براي پرداخت مشخص مي كنيد؛ مثلا" بايد تا 30 روزپرداخت گردد .
خلاصه و نتيجه گيري:
البته درصورت
استفاده از سيستم هاي حسابداري ، فاكتور نويسي ؛ تهيه فاكتور خيلي راحتتر مي شود و
شما خيلي راحت مي توانيد نسبت به تهيه فاكتور براي مشتري خود اقدام كنيد اما سيستم
هاي حسابداري براي شركتهاي تجاري كوچك توانايي بيشتري دارند؛ و براي شركتهاي تجاري
خيلي بزرگ و عظيم ،از چنان توانايي رضايت بخشي، برخوردار نيستند؛ كه هر زمان كه
بخواهيم براي ما فاكتور تهيه كند.
اما باز هم اين
سيستمها كار تهيه ماليات را براي شركت راحتترمي كند . وضمنا" همواره بايد در نوشتن
فاكتور دقت كافي داشت زيرا هميشه قابل دعوي و ادعا است و سهل انگاري در اين قسمت
باعث بروز سوء تفاهم در بين هردو طرف گردد.
منابع و ماخذ:
1. How to invoice by S.Ward.2007
2. GST and HST
3. PST and RST
4. Business Management.
Related Articles:
5. Invoices - Use Invoices That Encourage Action
6. Business Scams - Phony Invoice Business Scam
7. Business Forms Tutorials and Templates
8. How to design sample invoice?
9. Invoices - Using Promos with Invoices
