پاسخگويي مبناي هر جامعه اي است كه ادعا مي كند، دموكراتيك است. امروزه دستگاههاي دولتي با نوعي تعارض و دوگانگي مواجه اند: از يك سو، در مقابل مردمان و سازمانهــــاي ملي خود احساس مسئوليت مي كنند و بايد در برابر نيازهاي آنان پاسخگو باشند و ازسوي ديگر، الزامات بين المللي و نيروهاي جهاني آنان را وادار به اعمال روشها و شيوه هايي مي كند كه درعمل مغاير خواست و انتظارات شهروندان آنهاست. (الواني، 1382، 16 و 17).
پاسخگويي درحال گذر از شكلهاي قديمي مسئـــوليت به طرف ساير شكلها، بويژه سيستم هاي مديريت كارآمدتر و پاسخگوتر است. هدف اصلي رويكرد مديريتي پيش از آنكه رعايت قوانين و مقررات باشد، تحقق اهداف، افزايش پاسخگويي به مشتري و بذل توجه به هزينه ها و استفاده از منابع محدود به موثرترين شكل است. (هيوز، 1377، 294)
مفهومي به نام پاسخگويي
پاسخگويي از ديدگاه نظريه پردازان و صاحبنظران علم، به گونه هاي مختلفي تفسير شده است، تاريخ دانان، روانشناسان و... هركــدام به صورتهاي مختلفي آن را تفسير كرده اند. تاريخ دانان معتقدند كه پاسخگويي نه تنها به وسيله دولت شهرهاي يونان بلكه به وسيله دولتهاي نواحي نيل و دولتهاي روم و اروپايي قرون وسطي نيز به كار برده شده است. حضرت علي (ع) براي اطمينان از پاسخگويي اداري، اداره اي را به نام دارالقصاص ايجاد كرد. اين اداره شبيه به اداره استيناف امروزي است كه براي شنيدن شكايات شهروندان در باب سوءاستفاده يا سوءعملكرد (كاركنان) اداره تشكيل شده است (الواني، دانايي فرد، 1380، 243).
پاسخگويي حداقل در ديدگاه فرهنگ غربي داراي هر دو اثر مثبت و منفي است. يعني پاسخگويي مي تواند هم پتانسيلي براي افزايش بهره وري باشد و هم تحت شرايط معين ريسك انجام وظايف معيني را افزايش دهد و بنابراين، به طورواقعي عملكرد را كاهش دهد. درعين حال ممكن است باعث افزايش سطح استرس در سازمانها شود. (TAYLOR, SUMMER HILL, SWISHER, 2002, 1)
تعاريف پاسخگويي
پاسخگويي: تعهد يك فرد است براي پاسخگويي نسبت به انجام مسئوليتهايي كه به او محول شده است. راندرسون (1971) بيان مي كند توجيه كردن، گزارش دادن و تشريح كردن، جنبه هاي مهم پاسخگو هستند. پاسخگويي شناخت حقوق عمومي است تا اينكه بدانيم چه اعمالي بايد انجام گيرد.
انواع پاسخگويي عبارتند از:
1. پاسخگويي عمومي: مديران سازمانهاي دولتي در برابر شهروندان يا نمايندگان منتخب آنان پاسخگو هستند؛
2. پاسخگويي مديريتي: اين پاسخگويي در برابر مـــدير ارشد يا مدير بالادست صورت مي گيرد؛
3. پاسخگويي مالي: مديران سازمانها در مقابل وجوه پاسخگو هستند كه بابت اجراي طرح يا پروژه دريافت مي كند؛
4. پاسخگويي سياسي: اين پاسخگويي در برابر نهادي است كه مشروعيت سياسي دارد؛
5. پاسخگويي حرفه اي: در مقابل همكاران متخصص و حرفه اي خود پاسخگو هستند؛
6. پاسخگويي قانوني: اين پاسخگويي در برابر مراجع قضايي صورت مي گيرد.
7. پاسخگويي اجتماعي: پاسخگويي، تعهد در قبال مسئوليت واگذار شده است. از اين رو، پاسخگو بودن، دلالت بر نوعي رابطه رسمي دارد كه در آن اختيارات از يك طرف به طرف ديگر محول شده (بزرگي، 1382، 41).
چارچوبي براي پاسخگويي دولت
1 - تعيين اهداف قابل اندازه گيري و مسئوليتها: ابتدا دولت اولويتهاي اصلي اش را در سه بخش، مردم، رفاه، حفاظت بيان مي دارد. هدف خط مشي گذاريهاي دولت بيانگر آن چيزي است كه دولت مي خواهد در سه مورد فوق به آنها دست يابد. اهداف مربوط به خط مشي گذاري، نتايج موردانتظاري هستند كه به عنوان معيارهاي اصلي اندازه گيري براي ارزيابي دولت به كار برده مي شوند. در ارتباط با بخش مردم يك نمونه از معيار اندازه گيري اصلي براي ارزيابي يك نتيجه موردانتظار اميد به زندگي در بدو تولد است.
بخشهاي اصلي، اهداف خط مشي گذاري، نتايج، استراتژي ها و معيارهاي اندازه گيري عملكـــرد از طريق فرايندهاي سياسي ايجاد مي شوند. اين فرايندها شامل تصميمات مشاركتي و ساير اشكال مشاوره با اعضا هستند.
همچنين تجزيه وتحليل شفاف عملكرد دولت اطلاعات مهمي را ارائه خواهدكرد. بعداز ارزيابي اطلاعات، كابينه و كميته هاي پارلماني يك برنامه كلـــي براي دولت تنظيم مي كنند. اين برنامه درقالب برنامه هاي چهــــارساله دولت، بودجه سالانه منعكس مي گردد و از طريق سخنرانيهاي سياسي و مقالات، خط مشي گذاري بيان مي شود.
وزيران مسئوليت و اختيار لازم را براي رسيدن به نتايج موردانتظار كسب مي كنند. سپس وزارتخانه ها برنامه هايي را كه ازطريق آنها بايد به اهدافشان برسند، تهيه مي كنند. اهداف وزارتخانه از اهداف تنظيم شده در دولت نشأت مي گيرند. برنامه هاي وزارتخانه معمولاً براي واگذاري مسئوليتها و اختيار به سازمانهاي زيرمجموعه وزارتخانه ها به كار برده مي شوند. بودجه ها و برنامه هاي وزارتخانه ها، در برنامه ها و بودجه هاي دولت براي ارائه به مجلس وجهت تصويب آورده شود.
2 - برنامه هاي موردنياز: همانطور كه اشاره شد برنامه هاي وزارتخانه بيانگر استراتژي هايي است كه براي رسيدن به نتايج دنبال مي شوند. اين برنامه ها، سازمانهاي مسئول را براي اجراي استراتژي ها و نتايجي كه اين سازمانها بايد به آن دست يابند، مشخص مي سازند. برنامه هاي سازمانهاي اجرايي در ارتباط با برنامه هاي وزارتخانه ها به وسيله وزيران، كميته هاي پارلماني دولت موردبازنگري قرار گرفته و اصلاح مي شود. سپس ازطريق فرايندهاي برنامه ريزي درمورد نتايج موردانتظار در بخشهاي مختلف توافق حاصل مي شود. برنامه مي تواند به عنوان يك قرارداد بين سازمان اجرايي و وزير درنظر گرفته شود. اين برنامه ها، نتايج موردانتظار، هزينه ها و معيارهاي ارزيــــــابي عملكرد را مشخص مي سازند. وزيران سازمانهاي اجرايي را نسبت به نتايجي كه با برنامه هاي آنها مربوط مي شود پاسخگو مي دانند. سازمانهاي اجرايي همچنين فرايندهايي را ايجاد مي كنند كه به دستيابي به نتايج موردانتظار منجر گردد.
3 - انجام كار و نظارت بر پيشرفت كار: اين مرحله اي است كه بيشترين زمان و انرژي سازمان اجرايي بر آن متمركز است. برنامه ها و تعهدات سازمانهاي اجرايي بايستي اكنون تحقق يابد. مجموعه ها تمايل دارند تا نيروي انسان و ساير منابع را براي رسيدن به اهداف موردنظر به خدمت بگيرند. در طول اين زمان رؤساي سازمانهاي اجرايي بر عملكرد سازمانشان در ارتباط با برنامه ها نظارت دارند و پيشرفت كار را گزارش مي دهند.
برنامه ها و بخشها همه بر اهداف سازمانهاي اجرايي و اهداف دولت متمركز است كه در فرايند خط مشي گذاري مشخص كرده است. كاركنان سپس اهداف سازمانشان را درك مي كنند و مي دانند كه چگونه بايستي در رسيدن به اهداف خط مشي دولت مشاركت كنند. سيستم هايي براي جمع آوري اطلاعات عملكرد تنظيم شده اند كه نتايج واقعي را با نتايج برنامه ريزي شده مطابقت مي دهند. اين سيستم ها اطلاعات ريزشده را براي كمك به افراد در اداره كارشان، خلاصه كردن نتايج براي گزارش دهـــي به سازمانهاي اجرايي فراهم مي آورند.
4 - گزارش دهي براساس نتايج: گزارشها درنهايت علني مي شوند. رؤساي سازمانهاي اجرايي نتايج واقعي را در مقايسه با نتايج موردانتظار به وزير گزارش مي دهند سپس وزيران اطلاعات فراهم شده ازطريق گزارشهاي عملكردي سازمانهاي اجرايي را به كابينه ارائه مي دهند و سپس اين اطلاعات به صــــورت دسته بندي دراختيار مجلس قرار مي گيرند. مجلس قانونگذاري و كابينه سپس مي تواند نتايج به دست آمده سازمانهاي اجرايي در ارتباط با برنامه هاي دولت را موردارزيابي قرار دهند. اين گزارشها مبنايي است براي يك كاسه كردن گزارشهاي وزارتخانه ها و همچنين كمك درجهت تشريح نتايج اين گزارشها.
5 - ارزيابي نتايج و ارائه بازخور: ارزيابي نتايج اطلاعات لازم را براي تصميم گيرندگان درمورد اينكه چه تغييراتي موردنياز است، چگونه اين تغييرات بايد انجام شوند و چگونه تخصيص منــــابع بايد اصلاح شود، فراهم مي آورد. ارزيابيها در ارتباط با برنامه ها انجــــام مي گيرد تا تعيين كنيم آيا نتايج به دست آمده پيشرفت داشته اند و چه ارزشي از پول هزينه شده به دست آمده است. ارزيابيها و توصيه ها براي اقدامات اصلاحـــــي بايستي به موقع، به گونـــــه اي ارائه شوند كه بتوانند بر تصميم گيريهاي سازمانهاي اجرايي موثر باشند. رؤساي سازمانهاي اجرايي، وزيران، كابينه، و اعضاي مجلس قانـــــونگذاري (ازطريق كميته هاي پاسخگويي عمومي) همه در ارتباط با ارزيابي عملكرد مسئول هستند. ارزيابيهايي كه به وسيله رؤساي سازمانهاي اجرايي وزيران، كابينه، انجام مي گيرد ابزارهاي مديريتي مهم اما داخلي هستند. ارزيابيهايي كه به وسيله مجلس انجام مي گيرد، عمومي بوده و بنابراين در ارتباط با پاسخگويي بين دولت و مردم حياتي هستند. نقش اصلي مخالفان دولت، پرسش از دولت در ارتبـــــــاط با نتايج و خط مشي هايي است كه ارائه شده است. بنابراين، مخالفان خواهان پاسخگويي دولت بوده و از اين طريق بازخورهاي حياتي را ارائه مي دهند. بنابراين، اطلاعات حاصل از ارزيابيهاي دولت درمورد بهبود برنامه هاي سال آتي حياتي هستند. ارزيابيها بايستي باعث اصلاح سازمانهـــاي اجرايي، وزارتخانه و برنامه هاي كلي دولت گردند. آنها ممكن است نياز به اصلاح قانون يا مقررات را نيز به صورت واضح نشان دهند. و طي زمان اين ارزيابيها ممكن است منجر به تكامل فعاليتها گردد. (OFFICE OF AUDITOR GENERAL, 1997, 12-14)
پاسخگويي در بخش خصوصي و دولتي
طبق نظريه پاسخگويي، هركسي كه به نام شخص يا گروهي اين عمل را انجام مي دهد، مي بايست به همان شخص يا گروه نيز گزارش بدهد يا به نوعي در برابر آنها مسئول باشد. به عبارت ديگر، در چارچوب رابطه اصيل / وكيل، وكيل وظايف مــربوطه را به نام اصيل انجام مي دهد و چگونگي انجام وظايف را گزارش مي دهد. به منظور حصول اطمينان از انجام اقدامات لازم توسط صاحبان اختيار در راستاي خواسته دارندگان نهايي اختيار، در هر كجا كه روابط سلسله مراتبي و يا رابطه اي بين وكيل و اصيل وجود دارد و نوعي پاسخگويي ضرورت پيدا مي كند.
بخش خصوصي براي حصول اطمينان از اينكه اين اقدامات يك كسب و كار در مسير منافع نهايي صاحبان آن قرار دارد، خطوط روشني از پاسخگويي را دراختيار دارد. انتظار آن است كه مديريت يك شركت درجهت كسب منافع سهامداران اقدام كند. هيئت مديره، طبق قانون و عرف مسئوليت دارد كه منافع شركت و سهامداران را تضمين كند. به عبارتي ديگر، در بخش خصوصي مديرعامل و ساير مديران در برابر هيئت مديره و هيئت مديره در برابر سهامداران پاسخگو هستند. بنابراين، خط روشني از پاسخگويي مديريت يا هيئت مديره و نهايتاً سهامداران وجود دارد.
در بخش دولتي، هر دولتي نيازمند يك سيستم پاسخگويي است. دو نوع پاسخگويي وابسته به هم وجود دارد كه عبارتند از پاسخگويي سياسي و پاسخگويي بوركراتيك يا مديريتي پاسخگويي سياسي به پاسخگويي دولت منتخب در برابر رأي دهندگان تعبيـــر مي شود و پاسخگويي نوع دوم عمدتاً به پاسخگويي بوروكراسي در برابر دولت منتخب، اشاره دارد. سيستم پاسخگويي بخش اداري، دولت را به بخش سياسي و درنهايت به جامعه، وصل مي كند. يك سيستم دموكراتيك برپايه پاسخگويي استوار است و فرض بر آن است كه كليه اقدامات دولت، درنهايت همان اقدامات شهروندان است كه ازطريق نمايندگان آنها انجام مي شود. به قول اناهيو لازمه تامين منافع عمومي، طراحي دقيق يك ساختار پاسخگو است كه تا به اين ترتيب شهروندان اطمينان حاصل كنند كه نهايت تلاش از طرف كسانـــي به عمل آمده است كه به نام آنها اقدام مي كنند. اما به هرحال پاسخگويي در بخش دولتي با آنچه در بخش خصوصي وجود دارد، كاملاً متفاوت است. اغلب عقيده بر آن است كه موسسات دولتي در مقايسه با بخش خصوصي نه مسئول هستنــد و نه پاسخگو. (هيوز، 1377، 284 - 276)
رهنمودهايي براي پاسخگويي دولت
پاسخگويي زماني كه مسئوليتي واگذار شده و اختيار تفويض مي شود، الزامي است. پاسخگويي تعهدي است براي جواب دادن به اجراي مسئوليتهايي كه به يك شخص واگذار شده است. مسئوليت با واژه نتايج موردانتظار تشريح مي شــود. سازمانها اختيار را تفويض مي كنند كه به نتايج موردانتظار همراه با محدوديتهايي برسند كه براي آنها وجود دارند.
در يك محيط كنترل شده و امرانه، تصميمـــات در سطوح بالاي سازمان اتخاذ مي شوند. ولي در محيطي كه اختيار تفويض شده و توانمندسازي موردتاكيد است، وزيران مسئوليتها را تفويض مي كنند و كنترل مستقيم كمتري دارند. اين امر باعث مي شود كه وزيران به طور بالقوه كمتر مطمئن باشند كه مسئوليتهاي آنها اجرا مي شود و اهدافشان محقق مي گردد. بنابراين، زماني كه كنترل مركزي كاهش يافته يا از بين رفته باشد چارچوب پاسخگويي موثر موردنياز است.
ويژگيهاي اصلي اطلاعات پاسخگويي عبارتند از: قابل درك بودن، مرتبط بودن، پايايي و قابل مقايسه بودن، همچنين هزينه فراهم كردن اطلاعات پاسخگويي نبايستي از منفعت موردنظر بيشتر باشد. اين اطلاعات بايد داراي ويژگيهاي زير باشد:
1 - قابل درك بودن: اطلاعات بايد به نحوي فراهم شوند كه كاربران بتوانند اين اطلاعات را بفهمند و به درك مناسبي از عملكرد يك سازمان دست يابند. تشريح استفاده مناسب از اطلاعات، چگونگي تركيب اين اطلاعات و نفوذ غيرقابل كنترل عواملي هستند كه در درك اطلاعات دخيلند.
2 - مرتبط بودن: اطلاعات ارائه شده براي ارزيابيها و تصميماتــــــي كه اتخاذ مي شود بااهميت است. مرتبط بودن يعني اينكه اطلاعات به هنگام است.
3 - پايايي: اطلاعات بايد به دور از خطاي ابزاري، بدون جهت گيري و قابل تصديق باشد. كاربر بايد يقين كند كه اين اطلاعات همان چيزي است كه آنها خواهان آن هستند و يا اينكه اين اطلاعات مي تواند با دليل و به صورت قابل قبولي ارائه گردد.
4 - قابل مقايسه بودن: استفاده كنندگان از اين اطلاعات قادرند اطلاعات را از يك سال به سال ديگر يا ميان سازمانهاي مشابه به هم مقايسه كنند.
5 - سودمندي هزينه: فراهم كردن اطلاعات هزينه اي دارد، هزينه به دست آوردن اطلاعات نبايد بيش از منافع آن باشد، تجزيه و تحليل منافع نبايستي محدود به منافع يك سازمان باشد و همچنين بايد دربرگيرنده منافع قابل لمس به وسيله استفاده كنندگان اصلي اطلاعات باشد. همه گزارشهاي پاسخگويي بايستي اطلاعاتي درباره برون داده ها ارائه كنند. نتايج موردانتظار بايد به صورت شفاف و قابل اندازه گيري بيان شوند.
گزارشهاي پاسخگـــويي بايد ارتباطي بين هزينه هاي خط مشي و اطلاعات مربوط به تاثيرات خط مشي برقرار سازد. گزارش پاسخگويي يك وزارتخانه بايستي همه سازمانهايي كه زيرمجموعه وزارتخانه بوده و بايد به وزير پاسخگو باشند را شامل شود. هر سازمان و مجموعه پاسخگو به وزير، بايستي گزارشهاي عملكردي و برنامه هايي (شامل بودجه ها) مهيا كند. برنامه ها بايستي به وسيله كساني تهيه شود كه مسئوليتها به آنها واگذار شده است.
گزارشهاي عملكردي (ازقبيل بيانيه هاي مالي، گزارشهاي سالانه) بايستي نتايج واقعي را با نتايج برنامه ريزي شده مقايسه كنند. گزارشهاي پـــاسخگويي اصلي برنامه ها، بودجه ها و بيانيه هاي مالي را دربرمي گيرد.
انتشار اطلاعات عملكرد بايستي تحت نظارت باشد. فرايندهاي پاسخگويي در سازمانهاي زيرمجموعه وزارتخانه ها بايستي سازگار باشد، و از پاسخگويي به وزير و مجلس حمايت كند. عوامل اساسي چارچوب پاسخگويي بايستي مشروعيت يابند.
نتيجه گيري
باتوجه به مطالبي كه ازنظر گذشت مي توان نتيجه گرفت كه پاسخگو بودن دولت و سازمانهاي دولتي، يك مزيت نسبي براي دولتها محسوب مي شود. امروزه دوبعد از پاسخگويي مدنظر است: بعد اول مربوط به پاسخگويي افراد و كاركنان در مقابل ذينفعان داخلي (سلسله مراتب سازماني) و بعد ديگر آن مربوط به پاسخگويي در مقابل ذينفعان خارجي (ارباب رجوع) مي شود. لذا پاسخگويي در مقابل ذينفعان خارجي زماني مي تواند كاملاً منطقي به اجرا گذاشته شود كه اولاً سازمانها و به طوركلي دولتها ازنظام پاسخگويي درستي در داخل خود برخوردار بوده تا بدين وسيله مقدمات استفاده از ابزار براي پاسخگويي فراهم شود. ثانياً در راستاي حركت به سمت جامعه جهاني و شاخصهاي مربوط به آن اقدامات لازم را انجام دهند. لذا دولتها بايستي يك سيستم پاسخگويي ايجاد كنند كه از يك طرف پاسخگو بودن دولت را در مقابل شهروندان و ازطرفي ديگر در مقابل جامعه جهاني، مهيا سازد.
|
